Veelgestelde vragen

Als u een derde inschakelt om de vordering voor u te innen, kan deze derde daarvoor btw bij u in rekening brengen. Of u die btw mag doorberekenen aan een klant die niet betaalt hangt er vanaf of u btw-plichtig bent of niet.

Wel btw-plichtig

Bent u zelf een btw-plichtige ondernemer in de zin van artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968, dan kan u de btw verrekenen. U mag de incassokosten dan niet verhogen met btw. De btw is voor u namelijk geen extra kostenpost.

Niet btw-plichtig

Bent u geen ondernemer in de zin van artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968? Of heeft de vordering betrekking op een vrijgestelde prestatie als bedoeld in artikel 11 van die wet? Dan kan u de btw niet verrekenen. In dat geval mag u de incassokosten verhogen met het btw-percentage. De btw vormt voor u dan namelijk wel een extra kostenpost.

U moet uw klant dan wel laten weten dat u de btw niet kan verrekenen en dat u daarom de incassokosten met het btw-percentage verhoogt. Het incassobedrag inclusief btw-percentage mag niet hoger zijn dan de maximale incassokosten

Betaalt een klant uw factuur niet? Dan moet u hem nog één schriftelijke aanmaning sturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen: de 14-dagen-herinneringsbrief. Als de klant een consument is, bent u hiertoe verplicht. Dit geldt wanneer een klant de overeengekomen betalingstermijn heeft laten verstrijken.

Het is belangrijk dat de 14-dagen-herinneringsbrief voldoet aan de nieuwe richtlijnen voor aanmaningen:

  • Geef de klant na ontvangst van de brief 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen.
  • Vermeld welk bedrag aan incassokosten u in rekening brengt als de klant niet betaalt.
  • Rekent u minder dan de maximale incassovergoeding volgens de Wet Incassokosten (WIK)? Vermeld die wettelijk toegestane maximum incassokosten dan wel.
  • Schakelt u een derde in om de vordering voor u te innen en bent u niet btw-plichtig? Geef dan aan dat u de btw niet kan verrekenen en de incassokosten daarom met het btw-percentage hebt verhoogd.
Wilt u een 14-dagen-herinneringsbrief versturen? Download gratis onze voorbeeldbrief. We hebben een versie voor btw-plichtigen en voor niet-btw-plichtigen..

Om uw factuur te innen, nemen we in korte tijd meerdere keren contact op met uw klant. Dit doen we schriftelijk, telefonisch en per e-mail. We vragen uw klant om de factuur zo snel mogelijk te betalen, inclusief rente en incassokosten.

Het buitengerechtelijk incassotraject neemt maximaal 50 dagen in beslag. Vaak leidt dit tot een oplossing: de klant heeft de openstaande factuur volledig of deels betaald, of we hebben een betalingsregeling met hem afgesproken.

Het kan natuurlijk gebeuren dat u een onbetaalde factuur bij ons indient en uw klant in de tussentijd alsnog betaalt. We rekenen dan alleen incassokosten als we de factuur al in behandeling hebben genomen. Is dat nog niet het geval, dan betaalt u niets.

Een onbetaalde factuur indienen in het buitengerechtelijke traject kost u in principe niets:

  • Incasseren we niet, dan betaalt u geen kosten, omdat wij alles incasseren bij de nalatige klant.
  • Incasseren we wel, dan betaalt u geen kosten, omdat wij alles incasseren bij de nalatige klant.
  • Incasseren we gedeeltelijk, dan betaalt u alleen incassokosten conform de algemene voorwaarden van Betalis.

Mocht het tot een gerechtelijke procedure komen, dan kunnen wij u ook bijstaan. Hier zijn kosten aan verbonden, die u kunt uitsluiten, beperken of aanvaarden. Zodra blijkt dat een zaak voor dagvaarding komt te staan krijgt u een keus uit deze drie voorgelegd.

Hebt u een lidmaatschap bij de Nederlandse Incasso Coöperatie ? Dan kunt u onbeperkt openstaande vorderingen bij ons indienen op basis van No Cure, No Pay. In het reglement kunt u terugvinden welke kostenrisico's er allemaal wegvallen wanneer aan de eenvoudige voorwaarden wordt voldaan.

U kunt uw incasso opdracht nu meteen (link) aan ons verstrekken door het uploaden van de factuur. Uiteraard kunt u die stukken ook via info@betalis.nl mailen.

Let op! Indien uw debiteur een consument is kunt u beter eerst zelf een 14 dagen brief zenden (link maar applicatie). Doet u dat niet en geeft u een incassozaak direct uit handen en dan kan het zijn dat u voor de buitengerechtelijke incassokosten opdraait indien uw debiteur alsnog de vordering binnen de termijn voldoet. Betalis zal dan de 14 dagen brief moeten sturen om aan de wet te voldoen, met als mogelijk gevolg dat de debiteur alsnog de factuur binnen 14 dagen voldoet en de buitengerechtelijke incassokosten voor uw rekening blijven.

Voordat er incassokosten in rekening mogen worden gebracht moet de schuldeiser eerst een brief sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen. In deze brief moet tevens staan:

  • Een aankondiging dat kosten verschuldigd raken indien niet binnen de termijn betaald wordt
  • In het bijzonder de exacte hoogte van de incassokosten die dan verschuldigd is;
  • en (indien van toepassing) de hoogte van de BTW die dan over de incassokosten berekend zal worden.

Het versturen van een aanmaning die voldoet aan de hierboven vermelde eisen is een harde voorwaarde om bij een volgende stap incassokosten te mogen vorderen.

Wanneer de 14- dagenbrief een hoger bedrag aan incassokosten vermeldt dan wettelijk toegestaan, dan is deze niet geldig. Bij uitblijven van betaling mogen er dan geen incassokosten berekend worden, tenzij er alsnog een juiste brief wordt verzonden en de termijn wederom verstrijkt.

Na het verzenden van de 14-dagenbrief is er geen extra incassohandeling meer nodig voordat er incassokosten mogen worden gevorderd. Via Betalis stuurt u nu gratis een 14 dagenbrief(link). Dan weet u meteen ook dat de brief aan de wettelijke eisen voldoet.

Over de incassokosten mag van de debiteur alleen BTW worden gevorderd als aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan:

  • De schuldeiser heeft de invordering uit handen geven, bijvoorbeeld aan een incassobureau of deurwaarder, en;
  • De schuldeiser is niet BTW-plichtig en kan dus de verschuldigde BTW aan het incassobureau of deurwaarder niet verrekenen.

De volgende schuldeisers zijn doorgaans niet btw-plichtig waardoor er wel BTW over de incassokosten berekend mag worden:

  • verhuurders;
  • onderwijsinstellingen;
  • banken;
  • verzekeringsmaatschappijen;
  • medische beroepen;
  • de overheid.

Wanneer de schuldeiser zelf de verplichte 14 dagenbrief heeft verstuurd met daarin de aankondiging van de hoogte van de incassokosten, en de vordering wordt vervolgens uit handen gegeven aan incassobureau Betalis, dan mag de btw verhoging pas gevorderd worden als deze extra verhoging ook in de 14-dagen-brief werd aangekondigd.

Vóór 1 juli 2012 kwam het regelmatig voor incassobureaus te veel incassokosten vorderden. De schuldeiser had dan eerst zelf al een eigen incassotraject met eigen incassokosten in gang gezet en vervolgens werd de verdere invordering uitbesteed aan een incassobureau. Het incassobureau berekende dan ook nog eens incassokosten.

Het is nadrukkelijk de bedoeling van de wetgever geweest om de incassokosten te maximeren zodat er niet te veel incassokosten in rekening worden gebracht, onder welke benaming dan ook. Betalis ziet erop toe dat zij aan de wens van de wetgever voldoet en gedraagt zich dan ook daarnaar.

Voor vorderingen die opeisbaar zijn geworden vóór 1 juli 2012 blijven de oude regels gelden. Dat wil zeggen dat in de wet geen maximumbedragen zijn opgenomen maar dat de rechter de kosten ambtshalve kan matigen. Rechters hanteren hierbij doorgaans de regels zoals opgenomen in het Rapport Voorwerk II .

Op 10 november 2008 is het rapport 'Incassokosten, een bron van ergernis!' van de Landelijke Organisatie Sociaal Raadslieden (LOSR) in Tros Radar gepresenteerd. Het rapport beschrijft aan de hand van voorbeelden wat er misging bij het in rekening brengen van incassokosten.

Op 11 november 2008 is de minister van justitie onder druk van de Tweede Kamer overstag gegaan. Een jaar later is een ontwerp wetsvoorstel via internetconsultatie aan belanghebbenden voorgelegd en daar is door allerlei organisaties op gereageerd. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een definitief wetsvoorstel dat per 1 juli 2012 van kracht is geworden. De wettelijke regeling voor incassokosten was daarmee een feit.

Niets is zo vervelend als uw huurder de huur niet of niet op tijd betaalt. Regelmatig stuurt u aanmaningen/ ingebrekestellingen om toch betaling te krijgen. Maar is dat eigenlijk wel nodig?

Geen ingebrekestelling nodig!

Het antwoord is “nee”!

De Hoge Raad heeft bepaald dat de datum waartegen de huur betaald moet worden een fatale termijn is waarbij het verzuim automatisch intreedt zonder voorafgaande ingebrekestelling (aanmaning).

De huurder hoeft dus niet eerst herinnerd te worden aan zijn huurachterstand. Zonder dat u uw huurder heeft aangemaand kunt u bij een huurachterstand van drie maanden of meer een procedure opstarten waarbij u naast betaling van de achterstallige huren tevens de ontbinding van de huurovereenkomst en ontruiming van het gehuurde object kunt vorderen. Toekomstige huurtermijnen kunnen eveneens worden meegenomen.

14- dagen brief

Let op! Indien u verhuurt aan een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van zijn/ haar beroep of bedrijf dan dient u wel een zogeheten WIK-brief te sturen. In deze brief dient u uw huurder nog 14 dagen de tijd te geven om zonder buitengerechtelijke kosten de huurschuld te voldoen. In deze brief dient u uw huurder er ook van op de hoogte te brengen welke buitengerechtelijke kosten er verschuldigd worden indien een bevrijdende betaling binnen die 14 dagen uitblijft. U dient het exacte bedrag aan kosten te vermelden. Verwijzing naar een overzicht met incassokosten is derhalve niet voldoende. Ook moet u expliciet aanspraak maken op een verhoging van 21 procent als u niet btw-plichtige bent. Via onze applicatie (link) kunt u gratis een aanmaning verzenden die aan de eisen van de wet voldoet.

Heeft u een aanvullende vraag, stel deze dan nu.

  • Geef de klant na ontvangst van de brief 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen.
  • Vermeld welk bedrag aan incassokosten u in rekening brengt als de klant niet betaalt.
  • Rekent u minder dan de maximale incassovergoeding volgens de Wet Incassokosten (WIK)? Vermeld die wettelijk toegestane maximum incassokosten dan wel.
  • Schakelt u een derde in om de vordering voor u te innen en bent u niet btw-plichtig? Geef dan aan dat u de btw niet kan verrekenen en de incassokosten daarom met het btw-percentage hebt verhoogd.